Stap 1. Opstarten werkzaamheden

D e executeur bericht als eerste de personen die volgens het testament erfgenaam of legataris zijn, zodat zij op de hoogte worden gesteld van hun positie en rechten in de erfenis.
Een legataris is iemand aan wie door de overledene in zijn testament een geldbedrag of een bepaald goed is toegekend. Als legataris heb je recht op afgifte van dat geldbedrag of van dat goed, maar je bent geen erfgenaam in de erfenis. De executeur kan ook de notaris vragen om de erfgenamen en de legatarissen te informeren. De erfgenamen kunnen zolang de executeur niet klaar is met zijn taak, niet zonder zijn toestemming of medewerking de erfenis verdelen of bezittingen verkopen.

De executeur heeft ook als taak om snel over te gaan tot het inventariseren van de bezittingen en de schulden van de erfenis, zodat duidelijk wordt of de erfenis per saldo positief of negatief is. Bij een negatief saldo moet dit zo snel mogelijk bij de kantonrechter worden gemeld. Doet de executeur dat niet, dan kan hij persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

Ook dient de executeur op grond van zijn zorgplicht de bankafschriften bij de bank op te vragen. Een bank hoeft alleen maar administratie te verstrekken in de periode van 7 jaar voorafgaand aan het verzoek. Wanneer deze bankafschriften kort na het overlijden worden opgevraagd, heeft de executeur een zo compleet mogelijk beeld over het verloop van het vermogen voorafgaand aan het overlijden. Dit is met name van belang als er een beroep op de legitieme portie is gedaan of als dit beroep valt te verwachten. De legitieme portie is een minimum erfdeel waar kinderen, en in sommige gevallen kleinkinderen, een beroep op kunnen doen binnen vijf jaar na het overlijden van de betreffende (groot)ouder. De legitimaris (de persoon die een beroep heeft gedaan op zijn legitieme portie) heeft recht op informatie over het vermogen van de (groot)ouder. Niet alleen informatie over het moment dat de nalatenschap openviel, maar ook informatie over bijvoorbeeld gedane schenkingen. Deze informatie kan (gedeeltelijk) met behulp van de bankafschriften worden aangetoond.

Stap 2. Een boedelbeschrijving maken

N a de inventarisatie van de bezittingen maakt de executeur een boedelbeschrijving. Een boedelbeschrijving is een overzicht van alle bezittingen en alle schulden van de overledene. Per bezitting wordt de waarde ervan vermeld op de datum van het overlijden en bij elke schuld de hoogte daarvan op de datum van het overlijden. Als de waarde van een bezitting niet bekend is, dan kan die in veel gevallen worden geschat. Bij waardevolle bezittingen, zoals sieraden, is het verstandig deze te laten taxeren. De bedoeling van de boedelbeschrijving is om een idee te krijgen waaruit de erfenis bestaat en of de erfenis groot genoeg is om alle schulden te betalen.

Stap 3. Aangifte inkomstenbelasting

V oor de overledene moet meestal nog een laatste aangifte voor de inkomstenbelasting worden gedaan. De executeur of de erfgenamen kunnen deze aangifte zelf doen of door iemand anders laten doen. Met het 'contactpersoon formulier' kan de executeur zich als contactpersoon voor de belastingen (ook de erfbelasting) bij de Belastingdienst opgeven. Dit formulier is bij de Belastingdienst op te vragen. Soms wordt het door de Belastingdienst automatisch naar het laatste adres van de overledene gestuurd. In verband met een teruggave voor de inkomstenbelasting is het volgende belangrijk. De Belastingdienst maakt een teruggave over naar de bankrekening waarnaar eerder teruggaven zijn overgemaakt. Daarom is het belangrijk deze bankrekening niet op te heffen.

Stap 4. Aangifte erfbelasting

E en executeur is volgens de wet verplicht aangifte voor de erfbelasting te doen als hij het aangiftebiljet heeft ontvangen of als hij weet dat de erfgenamen meer erven dan een
erfgenaam belastingvrij mag erven (dus óók als de Belastingdienst geen aangiftebiljet toestuurt), het zogenoemde vrijgestelde bedrag voor de erfbelasting. De aangifte moet in elk geval binnen acht maanden na overlijden worden gedaan. Deze termijn kan op verzoek van de executeur worden verlengd door de Belastingdienst. Belangrijk om te weten is dat de executeur hoofdelijk aansprakelijk is voor de te betalen erfbelasting, maar dat deze wel uit de nalatenschap mag worden betaald. Als de executeur de te betalen erfbelasting niet uit de
nalatenschap kan voldoen en als de erfgenamen de erfbelasting ook niet betalen, betekent dit dat de executeur die belasting zelf, uit eigen vermogen, moet betalen. Als vermogen van de overledene bewust niet wordt opgegeven bij de Belastingdienst (bijvoorbeeld een buitenlandse bankrekening), blijft de executeur in beginsel aansprakelijk voor de erfbelasting die daarover moet worden betaald. Het is belangrijk dat de erfgenamen (en dus ook de executeur) alle informatie geven over het vermogen van de overledene, dus ook over vermogen in bijvoorbeeld het buitenland.

Het risico dat de executeur loopt om aansprakelijk te worden gesteld voor de te betalen erfbelasting kan worden beperkt. Dit kan de executeur doen door de erfgenamen te laten verklaren dat zij alle beschikbare informatie over het vermogen van de overledene aan hem hebben gegeven. Ook kunnen de erfgenamen verklaren dat de erfbelasting die eventueel op de executeur wordt verhaald door de erfgenamen uit hun eigen middelen zal worden vergoed. Deze verklaring geeft echter geen garantie, aangezien de erfgenamen wel voldoende eigen vermogen moeten hebben om het bedrag dat de executeur eventueel moet voldoen aan hem te vergoeden.