PRIVACYVERKLARING

versie 12 september 2018

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
  5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
  6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en facturen van werkzaamheden. Ten behoeve van deze dienstverlening vragen wij met uw toestemming de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst. Deze persoonsgegevens kunnen zijn: uw NAW-gegevens, uw geslacht, uw Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens die op uw identiteitsbewijs staan, uw geboortedatum en geboorteplaats, uw burgerlijke staat, de persoonsgegevens van uw gezins- of familieleden. Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om u te identificeren en uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

  • Openbare registers, waaronder het Kadaster;
  • Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
  • Accountant of andere adviseur in verband met het uitvoeren van een opdracht waarvan u één van de partijen bent;
  • Hypotheekadviseur en/of hypotheeknemer;
  • Schenker;
  • Basisregistraties Personen (BRP).

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te kunnen voeren.

Ons kantoor verstrekt op basis van wettelijke grondslag, afhankelijk van welke akte wij voor u hebben opgesteld, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: het Kadaster, het Centraal Testamenten Register (CTR), de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en andere registerhouders. Om onze diensten te kunnen verlenen, werkt ons kantoor samen met softwareleveranciers. Deze softwareleveranciers zijn gehouden aan privacywetgeving en hebben hieromtrent een verwerkersovereenkomst met ons kantoor gesloten.

Slechts na uw toestemming worden documenten waarin uw gegevens staan vermeld verstrekt aan derden zoals het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), uw makelaar, uw financieel en/of hypotheekadviseur of uw accountant.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld: voor het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen), voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn waarom uw gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Beveiliging van uw persoonsgegevens
Bij ons kantoor staat de bescherming van uw gegevens hoog in het vaandel en neemt ons kantoor passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming een beroep doen op onderstaande rechten. Deze rechten kunt u inroepen door een aangetekende brief te sturen aan de in dit beleid beschreven functionaris voor gegevensbescherming. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een gepasseerde notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Contactpersoon voor gegevensbescherming
Mocht u vragen hebben omtrent uw persoonsgegevens of uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met:
De heer R. Nijnens
Stationsstraat 5
5038 EA Tilburg

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via tilburg@dktnotarissen.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

DKT Notarissen en onze contactgegevens:
Handelsregister nr: 62147498
BTW nr: NL854686186B01

Tilburg
Bezoekadres | Ellen Pankhurststraat 1
5032 MD Tilburg
Postadres | Postbus 3210
5003 DE Tilburg
+31 (0)13 549 49 49
tilburg@dktnotarissen.nl

Reeshof
Ketelhavenstraat 49
5045 NG Tilburg
Postadres: Postbus 1331
5004 BH Tilburg
+31 (0)13 549 49 19
reeshof@dktnotarissen.nl

Gilze en Rijen
Mary Zeldenrustlaan 30
5122 CE Rijen
+31 (0)161 455 851
gilzerijen@dktnotarissen.nl

Udenhout
Schoorstraat 5
5071 RA Udenhout
+31 (0)13 549 49 39
udenhout@dktnotarissen.nl