versie 2025

Deze verklaring geeft informatie over hoe Daamen de Kort van Tuijl Notarissen B.V. (DKT) omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze diensten

Uw persoonsgegevens worden alleen verzameld voor de volgende doelen:

  • het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht;
  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • het voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; en
  • doeleinden waarvoor u specifiek toestemming heeft gegeven.

Verder gebruiken we uw gegevens niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden dan hierboven omschreven.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Bij het opstellen van notariële akten gelden wettelijke regels voor een notaris voor de verwerking van persoonsgegevens:

  1. Een notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in een akte zetten. Deze gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt;
  2. een notaris moet een ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren;
  3. zodra de akte door een notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Bij noodzakelijke wijzigingen moet een notaris een nieuwe akte maken;
  4. een notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in diverse registers zoals de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK) en het Kadaster;
  5. een notaris moet verplicht uw identiteit controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs;
  6. uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van een notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door DKT geldt dat wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn ten behoeve van de met u overeengekomen dienstverlening, waaronder het verzenden van documenten en facturen van werkzaamheden. Voor deze dienstverlening vragen wij met uw toestemming de benodigde gegevens op.

Welke gegevens dit zijn, hangt af van de overeengekomen dienst. Deze persoonsgegevens kunnen zijn: NAW-gegevens, Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens, geboortedatum en geboorteplaats, burgerlijke staat en persoonsgegevens van uw gezins- of familieleden.

Soms geldt ook hier een wettelijke verplichting om u te identificeren en uw gegevens te controleren, zoals bij het legaliseren van uw handtekening.

 

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als er persoonsgegevens worden verwerkt die we niet rechtstreeks van u hebben ontvangen, gebeurt dit altijd binnen het kader van de verstrekte opdracht. De bron van die persoonsgegevens zal dan één van de volgende zijn:

  • Openbare bronnen en registers, waaronder het Kadaster en de KvK;
  • de registers van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) zoals BRP;
  • andere betrokken partijen bij een overeenkomst of opdracht waarin u zelf partij of betrokken bent; en
  • accountant, advocaat, Belastingadviseur, makelaar of andere adviseur bij een overeenkomst of opdracht waarin u zelf partij of betrokken bent.

 

Verstrekking van uw persoonsgegevens
Uw gegevens worden alleen aan derden verstrekt als dat wettelijk verplicht is of nodig voor de uitvoering van diensten.
Op basis van een wettelijke grondslag verstrekken wij persoonsgegevens aan:

  • het Kadaster, de KvK en/of KNB;
  • overheidsinstanties waaronder begrepen de Belastingdienst;
  • collega notarissen;
  • externe leveranciers, zoals softwareleveranciers met een verwerkersovereenkomst met DKT; en
  • andere registers waarvoor een wettelijke grondslag is.

Zonder wettelijke basis verstrekken we uw persoonsgegevens alleen met uw toestemming aan derden, zoals het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), uw makelaar, financieel en/of hypotheekadviseur of uw accountant.

Voor onze dienstverlening kan het nodig zijn persoonsgegevens te verstrekken aan een ontvanger buiten de Europese Unie. DKT zal echter strikt toezien op naleving van de relevante wet- en regelgeving voor dergelijke gegevensoverdrachten.

 

Softwareleveranciers en kunstmatige intelligentie (AI)
Wij werken samen met softwareleveranciers die de privacywetgeving naleven. Deze leveranciers hebben een verwerkersovereenkomst met DKT.

DKT maakt gebruik van geavanceerde technologieën, zoals robots en AI, om onze dienstverlening te optimaliseren. Deze technologieën worden gebruikt om uw persoonsgegevens efficiënt en veilig te verwerken, altijd met naleving van de geldende wetgeving omtrent privacy en AI.

 

Bewaren van persoonsgegevens
DKT bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wettelijke bewaartermijnen, zoals die in de Wet op het notarisambt (Wna) en de Archiefwet, zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang zijn om uw gegevens langer te bewaren. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

 

Beveiliging persoonsgegevens
Bij DKT hechten we belang aan de bescherming van uw gegevens en nemen wij passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Mocht u denken dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of aanwijzingen hebben van misbruik, neem dan contact met ons op.

 

Uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens
Indien uw persoonsgegevens door DKT worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een beroep doen op de onderstaande rechten.
Voordat wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij uw identiteit verifiëren op basis van een geldig identiteitsbewijs.
U kunt uw rechten inroepen door een aangetekende brief met een geldig identiteitsbewijs voor verificatie te sturen naar de contactgegevens zoals onderstaand omschreven in dit beleid.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens DKT verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een gepasseerde notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door DKT wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor (direct) marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
DKT stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

 

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door DKT
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door DKT dan horen wij dit graag met onderstaande contactpersoon. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Contactpersoon voor gegevensbescherming
Mocht u vragen hebben omtrent uw persoonsgegevens of uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met:

Mevrouw Loesje Frankfort (kantoordirecteur)
Ellen Pankhurststraat 1
5032 MD  TILBURG
privacy@dktnotarissen.nl